"EMMA" ordnet im Landratsamt rund um die Uhr digitales Schriftgut

Um es mit einer Sport-Metapher zu sagen: Die Digitalisierung in einer Verwaltung ist kein Sprint, sondern ein Langstreckenlauf. Dabei ist der Kreis aber in einem guten Tempo unterwegs, wie Erster Kreisbeigeordneter Thorsten Schorr bei der Vorlage des Berichts im Haupt-, Finanz- und Digitalisierungsausschuss unterstrich, als er einen halbjährigen Zwischenbericht vorlegte.

„Bereits abgeschlossen ist schon länger beispielsweise der digitalisierte Rechnungsworkflow. Der digitale Posteingang im Kommunalen Jobcenter arbeitet ebenfalls bereits“, nannte Schorr einige Beispiele. Und er betonte, dass in Zukunft dieses digitale Format auf den ganzen Posteingang der Kreisverwaltung ausgeweitet werden solle. Ein ständig fortschreitender Prozess ist die digitale Anlage von neuen elektronischen Akten sowie die digitale Schriftgutverwaltung inklusive Aktenplan. Insgesamt wurden im vergangenen Jahr über3,8 Millionen Seiten gescannt.

Gerade in der Weiterverarbeitung dieser digitalen Informationen geht der Hochtaunus neue Wege. Digital eingereichte Anträge landeten bislang automatisiert in einem digitalen Postkorb. Allerdings war es nicht automatisiert möglich, diese Anträge standardisiert weiter zu bearbeiten, da es keine entsprechende Schnittstelle zu den Fachanwendungen in der Kreisverwaltung gab. Deswegen hat der Kreis Ende des vergangenen Jahres die Lösung „EMMA“ des Herstellers Wianco Ott aus Darmstadt erworben. Dabei handelt es sich um eine kognitiv (nicht selbst lernende) KI-basierte Lösung, die es erlaubt, Standardvorgänge zu automatisieren und dabei fehlende Schnittstellen auszugleichen und eine sich wiederholende Sachbearbeitung innerhalb der kreiseigenen Fachanwendungen zu übernehmen.
Mittlerweile ist EMMA in der Kreisverwaltung im Betrieb. Zunächst hatte die Roboter gestützte KI im Fachbereich Personalwesen eine vierstellige Summe an digitalem Schriftgut den richtigen elektronischen Akten zugeordnet - und das im 24-Stunden-Betrieb. Aufgrund der Künstlichen Intelligenz können dabei auch Veränderungen in Farbe, Form, Größe oder Position der Steuerelemente einer App erkannt werden. Mittlerweile ist die KI-Lösung im Bereich des Personalwesens, Ausländerwesens, des Kommunalen Jobcenters und der Unteren Wasserbehörde tätig. Die Nachfrage vonseiten der Fachbereiche ist allerdings so hoch, dass der Kreis eine Kapazitätserweiterung von EMMA aufgerüstet hat. Zudem wird davon ausgegangen, dass die KI noch weitere standardisierte Prozessautomatisierungen im ganzen Haus übernehmen kann. Mögliche Themen könnten die Agrarförderung, Wohngeld sowie der gesamte Antragsbereich und die Weiterverarbeitung dieser Anträge sein. Selbstverständlich werden bei „EMMA“ die Belange und Vorgaben des Datenschutzes genau beachtet.

„Damit ist der Hochtaunuskreis nicht nur der erste Landkreis in Hessen, der eine solche Lösung derzeit einsetzt, sondern auch ausbaut“, so der Erste Kreisbeigeordnete abschließend. Das eingesetzte Verfahren erfreut sich aber auch überregionaler Aufmerksamkeit. So hat sich beispielsweise eine niedersächsische Landesbehörde vor wenigen Wochen intensiv über unsere Anwendungen informiert.